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Solution iExtranet
 
Solution iExtranet
 
Deux besoins distincts de partage de fichiers

Face à la recrudescence actuelle des échanges électroniques, deux problématiques se posent aujourd'hui au sein de toute organisation :

  • Collaborer de manière simple et efficace avec des tiers externes.
  • Partager ponctuellement des fichiers volumineux, quel que soient leur taille ou leur format.
Un périmètre large et une population hétérogène

Ces besoins de partage de fichiers s'adressent à une population large, dont on ignore le plus souvent le niveau d'équipement et de connaissances informatiques:

  • Les filiales avec lesquelles il vous faut travailler en réseau d'un pays à l'autre.
  • Les collaborateurs nomades ayant des besoins d'accès à distance.
  • Les prestataires, fournisseurs ou partenaires, extérieurs à l'organisation de l'entreprise, mais avec qui il est pourtant nécessaire de créer une véritable proximité.
  • Les clients avec lesquels vous partagez des informations de manière ponctuelle ou récurrente.
Une double contrainte
  • Une solution simple et intuitive
    Le périmètre des acteurs intégrés dans ces problématiques de partage étant très large (cf. paragraphe ci-dessous) et composé de tous les métiers de l'entreprise (communication, marketing, commercial...), il est essentiel de disposer d'une solution simple et intuitive.
  • Une sécurité forte
    Le type d'informations échangées étant souvent sensibles, il est essentiel de garantir sa confidentialité tout au long du processus d'échange.

Pour répondre à ces besoins, Easydoc vous propose la solution iExtranet qu'elle édite depuis 7 ans, une plateforme SaaS (Software As A Service) d'échange de fichiers et de collaboration en ligne.

Une solution simple et universelle

La simplicité d'utilisation de la solution iExtranet est un facteur clé de son succès auprès des entreprises.
Son ergonomie et ses fonctionnalités intuitives ont fortement favorisé son adoption par des utilisateurs souvent néophytes en informatique.

Cette simplicité d'utilisation est renforcée par 2 autres facteurs clés :

  • Aucun logiciel à installer, ni paramétrage à effectuer.
  • Universelle, et compatible avec tout système d'exploitation (PC, Mac et Linux) et la plupart des navigateurs (Internet Exploreur, Firefox, Safari et Opera).
Une solution entièrement securisée

Afin d'assurer la confidentialité des données échangées, la solution iExtranet intègre 3 niveaux de cryptage :

  • Transfert en SSL 128 bits
  • Stockage des fichiers (AES 128 bits ou Triple DES 192 bits)
  • Profil utilisateur crypté en SHA1
Des offres adaptées à chaque profil d'entreprise

Afin de répondre au mieux aux problématiques des entreprises, la solution iExtranet se décline en plusieurs offres distinctes.
Celles-ci s'adaptent aussi bien aux problématiques générales de collaboration des entreprises (de la TPE aux Grands Comptes), qu'aux besoins plus spécifiques des acteurs de la Communication et du BTP.

iExtranet constitue ainsi une plateforme d'échange utilisée à ce jour par plus de 2500 organisations et 300 000 professionnels à travers l'Europe.

Des outils jusqu'ici peu adaptés

Dans le cadre de votre activité ou de projets spécifiques, vous êtes amené à collaborer et échanger régulièrement avec le même groupe de personnes sur des sujets spécifiques :

  • Vos collaborateurs internes (filiales, nomades, ...)
  • Vos partenaires externes (clients, prestataires, fournisseurs...).

Pour répondre à ce besoin, vous utilisiez majoritairement deux outils peu adaptés à cette problématique :

  • Le serveur FTP, solution peu sécurisée, lourde à administrer et pauvre en fonctionnalités.
  • L'email, un outil peu adapté à la collaboration.
iExtranet, une plateforme de collaboration simple et efficace

La solution iExtranet reprend une approche connue et maitrisée par l'ensemble des acteurs de l'entreprise : le travail en réseau. Vous pourrez alors travailler avec des tiers externes aussi simplement qu'avec votre propre collaborateur de bureau.

Imaginez que vous disposiez d'un véritable serveur dédié à votre activité ou à votre projet, au sein duquel chaque utilisateur aurait en permanence accès à la bonne information, depuis un simple poste connecté à Internet, et sans formation nécessaire.

La solution iExtranet s'est donc appuyée sur une approche déjà maîtrisée par l'ensemble des acteurs de l'entreprise, en y ajoutant plusieurs atouts essentiels :

  • Une ouverture vers l'extérieur
  • La possibilité de partager tout type de fichiers, sans se soucier de leur taille ou de leur format
  • Une sécurité forte
  • Des outils collaboratifs efficaces
Une richesse fonctionnelle

La solution iExtranet dispose d'un panel d'outils collaboratifs qui renforcent son efficacité, mais sans jamais complexifier son utilisation :

  • Une gestion des droits d'accès et d'actions simplifiée
  • Une traçabilité forte
  • Un système de notification automatique
  • Un système de gestion des versions
  • Un moteur de recherche full-text
  • Un système de commentaires interactif
Des solutions répandues et inadaptées

Pour partager ponctuellement des fichiers volumineux avec des tiers externes (filiales, prestataires ou clients), deux solutions sont aujourd'hui fortement répandues, en dépit d'être inadaptées à cette problématique :

  • L'envoi de CD gravés: la procédure est lente et coûteuse
  • Le serveur FTP: il est peu sécurisé et complexe à administrer.
Un besoin de traçabilité

En plus de la problématique de taille ou de format des fichiers, de plus en plus d'utilisateurs ont besoin d'une traçabilité forte lors de l'envoi de fichiers à des tiers externes.

A titre d'exemple, suite à l'envoi d'une présentation, d'un devis ou d'une réponse à un appel d'offre, un commercial a besoin de s'assurer que son client a bien pris connaissance du document en question.

Une réponse rapide et efficace : la technologie postfile

Totalement intégrée dans la solution iExtranet, la Technologie PostFile vous permet d'envoyer en un clic de souris des fichiers de plus de 500 Mo, sans aucune difficulté.

Au-delà de sa simplicité d'utilisation, la Technologie PostFile permet de contrôler tous les fichiers que vous envoyez par e-mail :

  • Vous savez quels fichiers ont été téléchargés, quand et par qui.
  • Vous pouvez limiter la durée pendant laquelle les fichiers sont accessibles, le nombre de téléchargements autorisés et si besoin verrouiller leur accès.
 
       
 
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